La location de salle de séminaire décortiquée de A à Z

La location de salle de séminaire est une option qui s’impose tout au long de l’organisation de différents événements professionnels, tels que les réunions de travail ou les assemblées générales. Pour vous présenter sous le meilleur angle, il ne faut rien laisser au hasard pour la préparation.

Faire appel à un centre spécialisé pour s’occuper de toute la partie matérielle, technique et organisationnelle devient aujourd’hui une nécessité. Mais alors, quels sont les éléments auxquels il faut prêter attention pour la location d’un espace de réunion ? Retrouver toutes les réponses à vos questions dans notre article.

Quelles sont les prestations proposées par la location de salle de séminaire ?

Durant une longue journée de réunion, d’une conférence avec les partenaires de formation, etc, il est important d‘accorder des moments de pause aux personnes présentes.

En fonction de l’événement, il faudra prévoir différentes coupures à plusieurs moments de la journée. Plusieurs salles de location proposent d’organiser des temps de pause, mais aussi un service de petit déjeuner et de déjeuner. Les organisateurs apprécient généralement ce bonus pour pouvoir se concentrer sur d’autres éléments de leur événement professionnel.

Vous souhaitez bénéficier de ce service ? Alors, il est important de préciser au préalable vos besoins :

• le nombre prévu de participants ;
• la sollicitation d’un traiteur ou la livraison de plateaux repas ;
• le choix concernant les menus différents.

Que ce soit pour quelques heures ou plusieurs jours, la sécurité doit être garantie par les gérants de la salle. Seuls les locataires devront avoir accès à la salle de réunion. Le mieux est que l’accès à la salle soit sécurisé via une clé de sécurité ou un code. C’est un point important si vous avez des affaires personnelles ou du matériel couteux que vous devez laisser sur place pour des raisons pratiques.

Prenez votre temps pour spécifier ces éléments en vérifiant votre planning et en faisant le point sur vos besoins. Les prestations proposées par la salle de séminaire vont vous permettre de gagner du temps, mais aussi des bons points auprès de vos clients.

Le mauvais choix de salle ou une mauvaise prestation est très susceptible de renvoyer une mauvaise image de votre entreprise. C’est pour ça qu’il est conseillé de choisir une bonne configuration de salle de séminaire avant toute autre chose.

Comment louer une bonne salle de séminaire ?

Avant de vous mettre à la recherche d’un lieu ou d’une salle pour votre séminaire, il est important de définir vos objectifs grâce à une liste d’organisation d’événements. C’est seulement à partir de ces objectifs que vous pourrez formuler le message à véhiculer.

Pour trouver un bon site de location, le mieux serait de se fier aux avis des utilisateurs et à leurs précédents témoignages. Vous pouvez même leur poser des questions concernant le sérieux de l’équipe de travail, les prestations, les services, etc. Vous pouvez trouver plusieurs bons sites sur Internet pour la location de salle de séminaire comme :

• Genius Meetings,
• Aleou, Bord Office,
• 1001salles.

Quel est le budget à prévoir pour une location de salle de séminaire ?

Une salle de séminaire, vous pouvez en trouver partout et pour tous les budgets. Afin de prévoir un tarif, il faut tenir compte des différentes formules que proposent les prestataires. Vous pouvez choisir une formule journée d’étude ou la formule séminaire résidentiel en fonction de la nature de votre événement.

Pour la première formule, vous aurez une journée complète avec un petit déjeuner et déjeuner. Quelques salles proposent une formule simplifiée pour un accueil d’une demi-journée uniquement. C’est une option idéale si le séminaire se déroule tout près du lieu de travail de vos invités.

Trois fois plus chère, la seconde formule comporte le prix de l’hébergement en plus de celui de la location. Elle est plus adaptée pour les événements éloignés de la résidence de vos invités.

Les prix sont très variés en fonction de la localisation de la salle, des prestations proposées, du type de formule choisi, etc.

Certains prestataires proposeront un hébergement à 900 € alors que d’autres vous offriront le même niveau de prestation à seulement 600 €. La formule sans hébergement est incluse entre 200 € et 400 €, voire plus.