Comment réussir l’organisation d’un séminaire ?

Vous êtes-vous déjà sentis dépassé par l’idée d’organiser un séminaire ? Nous sommes tous passés par là, mais avec un peu de planification et de préparation, cela peut être très amusant ! Dans cet article, nous allons vous guider à travers le processus de création d’un séminaire qui est non seulement efficace, mais aussi agréable.

Idée initiale et ouverture du séminaire en groupe

La première étape dans la création d’un séminaire est de faire un remue-méninges. Vous devez réfléchir au but de votre séminaire, aux personnes qui y assisteront et au type d’expérience que vous essayez de créer pour eux. Une fois que vous avez défini ces choses, il est temps de décider combien de personnes doivent assister à chaque session et quel type de matériel est nécessaire. Une fois que tout le monde s’est mis d’accord sur ces idées pour un week-end (ou même des sessions plus courtes), il est temps de s’organiser ! Cela signifie créer un programme basé sur les objectifs et les besoins de chaque personne.

Le brainstorming de groupe est une technique qui encourage chacun à donner ses idées. Il est important de faire circuler les idées, mais aussi de ne pas les laisser trop s’éloigner du sujet. En gardant tout le monde concentré sur un thème ou un sujet général, vous pouvez éviter la pensée individualisée et vous assurer que vos participants apportent leurs meilleures idées possibles. Pour commencer une séance de brainstorming avec votre équipe, commencez par demander à chaque personne à quoi elle pense lorsqu’elle entend le mot « brainstorming ». Cela vous aidera à déterminer où le groupe devrait commencer à concentrer son attention (par exemple : que se passerait-il si nous ajoutions plus de personnes). Demandez également si quelqu’un a des questions avant d’aborder de nouveaux sujets. Il y aura surement quelqu’un avec une question ou qui souhaite des éclaircissements.

Matérialiser le séminaire et ses idées

La planification du séminaire est palpitante ! C’est un excellent moyen d’apprendre et de partager des connaissances. Cela peut être amusant, ce qui le rend encore plus agréable ! Si vous souhaitez en savoir plus sur le sujet de votre séminaire, cela vous donnera l’occasion de le faire. Vous pourrez également rencontrer de nouvelles personnes qui ont des points de vue différents des vôtres et éventuellement trouver un terrain d’entente qui pourrait mener à de futurs projets ou à des collaborations entre organisations. La planification de séminaires aide à développer des compétences en leadership, car il n’y a pas de bonne réponse ; toutes les personnes impliquées ont leurs propres idées sur ce qui fonctionne le mieux dans une situation donnée. Et ces idées ont besoin de temps pour être testées (ce qui peut signifier, passer du temps loin de chez soi). Cela signifie que les organisateurs de séminaires doivent être capables de s’adapter rapidement lorsqu’ils essaient quelque chose de nouveau pour eux-mêmes ou pour les autres autour d’eux. D’ailleurs, afin d’organiser votre séminaire, il va falloir choisir une activité pour assurer le bon fonctionnement de ce dernier :

• programmer des activités sportives ;

• faire des séances de teamwork ;

• organiser des séances de dégustation dans un vignoble ;

• organiser un séminaire dans un musée ou un lieu historique ;

• trouver un lieu de restauration extrêmement unique ;

• proposer aux employés des excursions ;

• prévoir des soirées avec des thèmes spécifiques.

Clôturer votre séminaire avec brio

Les présentations doivent être courtes et aller droit au but. Le tout est organisé et clair et le mot de fin doit vraiment être pensé. Voici un exemple concis « Dans ce séminaire, vous avez appris l’histoire des organisations qui ont façonné notre société, ainsi que leur impact sur la façon dont nous vivons aujourd’hui. Vous avez également reçu un aperçu de deux organisations célèbres, exemple : les Nations Unies et le Fonds monétaire international. Ces organisations sont importantes, car elles aident à gouverner les pays du monde entier. Nous espérons que ce séminaire vous a donné une meilleure compréhension de ce qu’il faut pour réussir dans votre carrière. Si oui, pensez à partager votre expérience avec d’autres en nous disant comment les choses se sont passées aujourd’hui avec des commentaires en ligne. » Le plus important est de rester organisé et de présenter vos idées au groupe d’une manière qui les aidera à les comprendre.